Haushalts-Handbuch
Knigge

Kommunikation: Mails und Messenger

11 Quellen
Kurz gesagt

E-Mails brauchen eine persönliche Anrede und eine Grußformel; geschäftlich gilt Antwort innerhalb von 24 Stunden als höflich (Erfahrungswert). Messenger sind lockerer, aber nicht regelfrei: kurz halten, Sprachnachrichten sparsam, Gruppenchats nicht für Privatgespräche nutzen.

E-Mail: Anrede

Situation Anrede
Unbekannte Person, formell „Sehr geehrte Frau Dr. Schmidt,“
Bekannt, aber Sie „Guten Tag Frau Schmidt,“ / „Liebe Frau Schmidt,“
Duzen „Hallo Anna,“ / „Liebe Anna,“
Unbekannte/r Empfänger/in „Guten Tag,“ (statt „Sehr geehrte Damen und Herren“, das als steif gilt, aber korrekt bleibt)
Mehrere Personen „Liebe alle,“ / „Hallo zusammen,“ / „Guten Tag Frau X, guten Tag Herr Y,“
  • Tageszeit-Grüße („Guten Morgen“) eher vermeiden – man weiß nicht, wann die Mail gelesen wird.
  • Nach der Anrede mit Komma klein weiterschreiben.
  • Name richtig schreiben, Titel („Dr.“) übernehmen. Auch online gilt laut Knigge-Rat: Menschen mit Namen ansprechen – „Wertschätzung beginnt personalisiert“.

E-Mail: Grußformel

Formalität Grußformel
sehr formell „Mit freundlichen Grüßen“
formell-freundlich „Freundliche Grüße“, „Beste Grüße“, „Mit besten Grüßen“
locker „Viele Grüße“, „Liebe Grüße“ (nur bei Vertrauten)
Kurzformen „VG“, „LG“, „MfG“ – nur unter Vertrauten; „MfG“ wirkt lieblos

Nach der Grußformel steht im Deutschen kein Satzzeichen (auch kein Komma); nach DIN 5008 wird sie mit einer Leerzeile vom Text abgesetzt (Wikipedia: Grußformel). Darunter Vor- und Nachname (bei Duzen nur Vorname). Die Abstufung der Formeln in der Tabelle ist gängige Praxis (nicht geprüft); als allgemeine Grußformeln nennt Wikipedia u. a. „Freundliche/Beste/Schöne Grüße“ und „Mit freundlichen Grüßen“.

E-Mail: Inhalt und Antwortzeiten

  1. Aussagekräftiger Betreff („Termin Wasserzähler-Ablesung 12.11.“ statt „Frage“).
  2. Ein Thema pro Mail, Bitte bzw. Frage am Anfang.
  3. Anhänge erwähnen und vor dem Senden prüfen.
  4. „Allen antworten“ nur, wenn wirklich alle betroffen sind; Verteiler mit Fremden in BCC.
  5. Antwortzeit: Geschäftlich idealerweise innerhalb von 24 Stunden (Erfahrungswert, nicht geprüft). Geht das nicht, kurz Bescheid geben, wann man sich kümmert. Privat sind 1–3 Tage üblich.
  6. Abwesenheitsnotiz bei Urlaub mit Vertretung.

Messenger (WhatsApp, Signal, Threema & Co.)

  • Kurz und vollständig: Eine Nachricht statt zehn Einzelzeilen („Hi“ – „Kurze Frage“ – „Hast du …“).
  • Nur „Hallo?“ schreiben und auf Antwort warten vermeiden – direkt das Anliegen nennen.
  • Uhrzeit: Nachrichten können jederzeit geschickt werden, aber nicht jeder schaltet Töne ab. Erfahrungswert: unter der Woche ca. 8–21 Uhr, bei Unsicherheit planen/zeitversetzt senden.
  • Antwortzeit: Keine Pflicht zur Sofortantwort; „gelesen“ heißt nicht „Zeit gehabt“. Wichtiges oder Dringendes lieber anrufen.
  • Formell vs. informell: Eine E-Mail ist nicht dasselbe wie eine WhatsApp-Nachricht. Mit Lehrkräften, Vermietern, Ärzten nur per Messenger, wenn das angeboten wurde.

Sprachnachrichten

Belegte Knigge-Regeln dazu gibt es kaum; die folgenden Punkte stammen aus Netiquette-Ratgebern und gängiger Praxis:

  1. Nur, wenn Schreiben deutlich umständlicher wäre (z. B. komplexe Erklärung, emotionale Nachricht).
  2. Kurz halten – ideal unter 1 Minute; lange Monologe vorher fragen.
  3. Ruhige Umgebung, nicht im Gehen mit Wind und Verkehrslärm.
  4. Wichtige Fakten (Adresse, Uhrzeit, Telefonnummer) zusätzlich schreiben.
  5. In Gruppenchats sparsam: Sprachnachrichten werden oft nicht sofort abgehört und gehen in der Masse unter.
  6. Wer keine Sprachnachrichten mag, darf darum bitten, zu schreiben.

Gruppenchats

  • Zweck respektieren (Elterngruppe = Organisation, nicht Diskussionsforum).
  • Kein Privatgespräch zwischen zwei Personen in der Gruppe – dafür Einzelchat.
  • Keine Kettenbriefe, Werbung, politische Debatten in Zweckgruppen.
  • Vertrauliches nicht in Gruppen teilen; Fotos anderer (besonders Kinder) nur mit Einverständnis.
  • Weiterleiten: Erst Fakten prüfen, dann teilen – „Wer teilt, trägt Verantwortung“ (Knigge-Rat).
  • Bei Abstimmungen Umfragefunktion nutzen statt 30 „Ich auch“-Nachrichten.
  • Gruppe verlassen: kurz verabschieden („Ich steige hier aus, danke euch!“) statt kommentarlos.
  • Admin: Neue Mitglieder nur mit deren Zustimmung hinzufügen.

Telefon

Gängige Praxis (keine belegte Knigge-Norm):

  • Privat anrufen: Werktags etwa 9–21 Uhr, sonntags nicht vor 10 Uhr, nicht in der Mittagszeit bei älteren Menschen (Erfahrungswert, keine Quelle gefunden).
  • Unangekündigt anrufen: Bei Jüngeren zunehmend unüblich; viele schreiben vorher „Hast du kurz Zeit zum Telefonieren?“.
  • Melden: Mit Vor- und Nachnamen, beruflich mit Firma: „Lena Schulz, Firma XY, guten Tag.“
  • Lautsprecher: Vorher sagen, wenn andere mithören.
  • In der Öffentlichkeit: Kurz und leise (siehe Alltag und Öffentlichkeit).
  • Mailbox: Name, Anliegen, Rückrufnummer, gut verständlich – unter 30 Sekunden.

Häufige Fehler

  • Mails ohne Anrede oder Gruß.
  • Fremde Adressen offen im „An“-Feld statt in BCC.
  • Ironie ohne Kontext – geschrieben fehlen Mimik und Tonfall.
  • 5-Minuten-Sprachnachrichten in Gruppen.
  • Im Ärger sofort antworten. Der Knigge-Rat empfiehlt, vor dem Senden innezuhalten: Trifft einen ein Kommentar oder eine Nachricht, hilft schon eine Pause von 15 Minuten mit weggelegtem Smartphone; bei Wichtigem ruhig eine Nacht drüber schlafen.

Siehe auch: Du oder Sie, Alltag und Öffentlichkeit

Quellen 11

Nicht geprüft (Seite nicht erreichbar):